Mappar, etiketter, smarta mappar och sparade sökningar
YouniqMail erbjuder fyra sätt att hålla ordning. De liknar varandra men fungerar helt olika. Den här artikeln förklarar skillnaden, så att du inte väljer fel verktyg.
Det korta svaret
Section titled “Det korta svaret”| Vad det är | Ett meddelande kan | Andra program | |
|---|---|---|---|
| Mapp | En verklig plats på e-postservern | ligga i exakt en mapp | ser den |
| Etiketter | Påskrifter på meddelandet | bära flera etiketter | ser dem |
| Smart mapp | En sammanställning efter villkor, med räknare i sidofältet | dyka upp i hur många som helst | ser den inte |
| Sparad sökning | En sökning från sökfältet att hämta fram igen | dyka upp i hur många som helst | ser den inte |
I sidofältet hittar du alla fyra: överst de grupperade brevlådorna, därunder smarta mappar och sparade sökningar, sedan varje kontos mappar och längst ner etiketterna.
Mappar
Section titled “Mappar”Mappar är den enda av de fyra punkterna som din e-postserver verkligen känner till. Ett e-postmeddelande ligger i exakt en mapp. Flyttar du det försvinner det ur den gamla.
Ta mappar när ett meddelande varaktigt hör hemma någon annanstans och du vill att det ska vara så även i mobilen och i andra program.
Typiska exempel: inkorg, arkiv, papperskorg, eller en egen mapp per projekt.
Etiketter
Section titled “Etiketter”Etiketter är påskrifter. Ett meddelande kan bära hur många som helst, och det blir ändå kvar där det är. Du sätter dem via snabbmenyn eller ett kortkommando.
Ta etiketter när ett meddelande hör till flera ämnen eller när du vill märka det utan att flytta det.
Etiketter hamnar som nyckelord på e-postservern, hos Gmail som riktiga labels. De blir därmed kvar hos dig även om du någon gång slutar använda YouniqMail.
Smarta mappar
Section titled “Smarta mappar”En smart mapp är ingen plats utan en sparad fråga. Du fastställer villkor, och den visar alla meddelanden som uppfyller dem. Meddelandena blir kvar där de är och dyker dessutom upp i den smarta mappen.
Exempel:
- Alla meddelanden med bilaga från de senaste sju dagarna
- Allt från en bestämd domän, över alla konton
- Alla meddelanden med röd flagga och en bestämd etikett
Smarta mappar står i sidofältet och uppdaterar sig själva. De visar där även en räknare med antalet meddelanden. Hur du skapar dem står under Skapa smarta mappar.
Ta en smart mapp när du varaktigt vill ha en sammanställning i blickfånget.
Sparade sökningar
Section titled “Sparade sökningar”En sparad sökning bevarar en sökning från sökfältet: söktext och sökoperatorer, även sådana som en smart mapp inte känner till, till exempel lässtatus. Du skapar den med knappen Spara sökning i sökfältet, därefter står den i sidofältet under Sparade sökningar. Ett klick kör den igen.
Den uppdaterar sig inte i bakgrunden. En räknare visar den bara om du slår på den under Inställningar → Brevlådor → Sidofältslista, och den återger läget från senaste körningen.
Ta en sparad sökning när du upprepar en fråga då och då men inte vill ha den ständigt framför ögonen.
Vad som är vettigt när
Section titled “Vad som är vettigt när”Samla fakturor → mapp. De hör varaktigt hemma där, och du vill se dem även i mobilen.
Märka allt kring ett projekt som berör flera områden → etikett. Meddelandena blir kvar i sina mappar.
Se “vad är fortfarande öppet?” dagligen → smart mapp med räknare i sidofältet.
Gå igenom alla meddelanden från en kund en gång per kvartal → sparad sökning.
Gränser i det kostnadsfria omfånget
Section titled “Gränser i det kostnadsfria omfånget”Utan Pro-licens kan du skapa 5 smarta mappar och 5 sparade sökningar. Mappar och etiketter är obegränsade.
Redan skapade poster går alltid att använda, även om du ligger över gränsen. Begränsat är bara att skapa nya.