Opret smarte mapper
En smart mappe ser ud som en mappe og sidder i sidebjælken. I stedet for at indeholde e-mails viser den alle e-mails, som dens betingelser passer på. “Med vedhæftet fil fra de sidste 7 dage”, “alt fra revisoren”, “etiketten Kunder med rød markering”: sådanne sammenstillinger kan du holde øje med hele tiden som smart mappe.
E-mailene bliver samtidig liggende, hvor de er. En smart mappe flytter ikke noget, den samme e-mail kan dukke op i vilkårligt mange smarte mapper og ligger alligevel kun i sin ene rigtige mappe.
Oprettelse
Sektion kaldt “Oprettelse”+ ved siden af overskriften Smarte mapper i sidebjælken åbner dialogen Opret smart mappe:
- Begynd med en skabelon som I dag, Denne uge, Med noter eller Store vedhæftninger, eller fra bunden.
- Angiv et navn og efter ønske en farve.
- Sammensæt betingelserne (se nedenfor). Dialogen viser løbende, hvor mange e-mails der passer lige nu.
- Bekræft med Opret mappe.
Derefter vises den smarte mappe i sidebjælken. Via dens genvejsmenu kan du redigere, duplikere eller slette den, og ved at trække ændrer du rækkefølgen.
Betingelser
Sektion kaldt “Betingelser”En smart mappe har sine egne betingelser, uafhængigt af søgeoperatorerne:
| Område | Betingelser |
|---|---|
| Personer | Fra, Afsendernavn, Til, Cc, Enhver modtager |
| Indhold | Emne |
| Tid | Modtagelsesdato: før eller efter en dag, eller inden for de sidste minutter, timer, dage eller uger |
| Vedhæftninger | Har vedhæftede filer, Filnavn på vedhæftet fil, MIME-type for vedhæftet fil, Filtype for vedhæftet fil, Størrelse |
| Orden | Markeringsfarve, Etiketter, Postkasse / mappe, E-mailkonto |
| Noter | Har note, Notetekst |
Matchtilstand bestemmer, hvordan betingelserne virker sammen: ALLE skal være opfyldt (og), EN HVILKEN SOM HELST er nok (eller), eller INGEN må passe. Med Begræns til konto gælder den smarte mappe kun for én konto, ellers for alle.
Læsestatus kender en smart mappe ikke. Til “alt ulæst fra …” tager du
en gemt søgning med
is:unread.
Et par gennemprøvede mønstre:
- I dag-listen: Markeringsfarve rød, altså alt det, du selv har lagt på bordet foran dig.
- Med noter: Har note, så intet går tabt, som du har skrevet noget ned om.
- Pladsslugere: Har vedhæftede filer og Størrelse over 5 MB.
- Chef-filteret: Fra indeholder firmaets domæne, for eksempel
@firma.example.
Tælleren
Sektion kaldt “Tælleren”Ved siden af hver smart mappe står, hvor mange e-mails den indeholder. Tælleren opdaterer sig selv, så snart der kommer nye e-mails, eller du flytter, sletter eller markerer e-mails. Under Indstillinger → Postkasser → Sidebjælkevisning kan du skjule den eller desuden vise antallet af ulæste e-mails.
Smart mappe eller gemt søgning?
Sektion kaldt “Smart mappe eller gemt søgning?”Begge viser en sammenstilling af e-mails, der bliver liggende, hvor de er. De adskiller sig i, hvad de kan:
| Smart mappe | Gemt søgning | |
|---|---|---|
| Oprettelse | + ved siden af Smarte mapper | Knappen Gem søgning i søgefeltet |
| Kriterier | egne betingelser, også etiketter, markeringsfarver, noter, størrelse | alt, hvad søgefeltet kan, også søgetekst, læsestatus og in: |
| Sammenkobling | ALLE, EN HVILKEN SOM HELST eller INGEN | altid alle kriterier sammen |
| Tæller | opdaterer sig selv | kun efter ønske, status fra sidste kørsel |
Tommelfingerreglen: Det, du hele tiden vil holde øje med, og som kan beskrives via etiketter, markeringer eller afsendere, bliver en smart mappe. En søgning, som du gentager en gang imellem, forbliver en gemt søgning.
Grænser i det gratis omfang
Sektion kaldt “Grænser i det gratis omfang”Uden Pro er fem smarte mapper og fem gemte søgninger mulige. De eksisterende virker videre, når Pro udløber, og der kommer først nye til igen, når der bliver plads.