Mapper, etiketter, smarte mapper og gemte søgninger
YouniqMail tilbyder fire måder at holde orden på. De ligner hinanden, men virker helt forskelligt. Denne artikel forklarer forskellen, så du ikke vælger det forkerte værktøj.
Det korte svar
Sektion kaldt “Det korte svar”| Hvad det er | En e-mail kan | Andre programmer | |
|---|---|---|---|
| Mappe | Et rigtigt sted på mailserveren | ligge i præcis én mappe | ser den |
| Etiketter | Påskrifter på e-mailen | bære flere etiketter | ser dem |
| Smart mappe | En sammenstilling efter betingelser, med tæller i sidebjælken | dukke op i vilkårligt mange | ser den ikke |
| Gemt søgning | En søgning fra søgefeltet til at hente frem igen | dukke op i vilkårligt mange | ser dem ikke |
I sidebjælken finder du alle fire: øverst de grupperede postkasser, derunder smarte mapper og gemte søgninger, så hver kontos mapper og helt nederst etiketterne.
Mapper
Sektion kaldt “Mapper”Mapper er det eneste af de fire punkter, som din mailserver rent faktisk kender. En e-mail ligger i præcis én mappe. Flytter du den, forsvinder den fra den gamle.
Tag mapper, når en e-mail varigt hører til et andet sted, og du vil have, at det også er sådan på telefonen og i andre programmer.
Typiske eksempler: indbakke, arkiv, papirkurv eller en egen mappe pr. projekt.
Etiketter
Sektion kaldt “Etiketter”Etiketter er påskrifter. En e-mail kan bære vilkårligt mange og bliver samtidig liggende, hvor den er. Du tildeler dem via genvejsmenuen eller en tastaturgenvej.
Tag etiketter, når en e-mail hører til flere emner, eller du vil markere den uden at flytte den.
Etiketter havner som nøgleord på mailserveren, hos Gmail som rigtige labels. Dermed bevarer du dem også, hvis du en dag holder op med at bruge YouniqMail.
Smarte mapper
Sektion kaldt “Smarte mapper”En smart mappe er ikke et sted, men et gemt spørgsmål. Du fastlægger betingelser, og den viser alle e-mails, de passer på. E-mailene bliver samtidig liggende, hvor de er, og dukker derudover op i den smarte mappe.
Eksempler:
- Alle e-mails med vedhæftet fil fra de seneste syv dage
- Alt fra et bestemt domæne, på tværs af konti
- Alle e-mails med rød markering og en bestemt etiket
Smarte mapper står i sidebjælken og opdaterer sig selv. De viser der også en tæller med antallet af e-mails. Hvordan du opretter dem, står under Opret smarte mapper.
Tag en smart mappe, når du varigt vil holde øje med en sammenstilling.
Gemte søgninger
Sektion kaldt “Gemte søgninger”En gemt søgning gemmer en søgning fra søgefeltet: søgetekst og søgeoperatorer, også dem, som en smart mappe ikke kender, for eksempel læsestatus. Du opretter den med knappen Gem søgning i søgefeltet, og derefter står den i sidebjælken under Gemte søgninger. Et klik udfører den igen.
Den opdaterer sig ikke i baggrunden. En tæller viser den kun, hvis du slår tælleren til under Indstillinger → Postkasser → Sidebjælkevisning, og tælleren gengiver status fra sidste kørsel.
Tag en gemt søgning, når du lejlighedsvis gentager en søgning, men ikke vil se den hele tiden.
Hvad der giver mening hvornår
Sektion kaldt “Hvad der giver mening hvornår”Samle fakturaer → mappe. De hører varigt til der, og du vil også se dem på telefonen.
Markere alt om et projekt, der berører flere områder → etiket. E-mailene bliver liggende i deres mapper.
Se “hvad er der stadig åbent?” dagligt → smart mappe med tæller i sidebjælken.
Gennemgå alle e-mails fra en kunde en gang i kvartalet → gemt søgning.
Grænser i det gratis omfang
Sektion kaldt “Grænser i det gratis omfang”Uden Pro-licens kan du oprette 5 smarte mapper og 5 gemte søgninger. Mapper og etiketter er ubegrænsede.
Allerede oprettede poster kan altid bruges, også når du ligger over grænsen. Kun oprettelsen af nye er begrænset.