Connecter les listes de tâches
« Il faut encore que je m’en occupe » est le pire état pour un courriel: trop important pour l’archive, trop encombrant pour la boîte de réception. Les intégrations de tâches règlent cela en faisant du courriel une entrée dans l’outil où tes tâches vivent de toute façon:
| Service | Le courriel devient |
|---|---|
| Trello | une carte, en haut de la liste choisie d’un tableau |
| Asana | une tâche dans le projet choisi |
| Notion | une page dans la base de données choisie |
Connecter
Section intitulée « Connecter »Chaque service a sa page dans les paramètres, dans la section Intégrations. La connexion suit partout le même modèle:
- Activer le service, par exemple avec Activer Trello.
- Cliquer sur Se connecter avec Trello (ou Asana, Notion) et autoriser l’accès dans le navigateur.
- Définir une cible par défaut: tableau et liste, espace de travail et projet, ou la base de données Notion.
Chez Notion apparaissent seulement les bases de données que tu as partagées avec l’intégration dans Notion et qui ont une propriété « Title ». Autres options selon le service: Inclure le corps du courriel, Joindre le courriel en PDF (Trello, Asana) et, chez Trello, le Format de description de la carte.
À la main: l’action sur le courriel
Section intitulée « À la main: l’action sur le courriel »Dans le menu Plus d’actions de chaque courriel, tu trouves l’action du service connecté, par exemple Envoyer vers Trello. Une boîte de dialogue montre la cible par défaut, l’objet comme titre et le contenu comme description. Tu peux modifier les deux avant l’envoi, de même que la cible; chez Asana s’ajoutent la section et la date d’échéance.
Ensuite, le courriel peut rejoindre l’archive en toute tranquillité: la tâche existe maintenant au bon endroit.
Automatiquement: par règle
Section intitulée « Automatiquement: par règle »Les mêmes actions sont disponibles dans l’automatisation, avec une cible propre à chaque règle ou celle par défaut des paramètres d’intégration. Des courriels récurrents deviennent ainsi des tâches récurrentes, sans que tu y touches. Le titre est alors toujours l’objet du courriel.
- Chaque courriel adressé à
support@devient une tâche Asana dans le projet Soutien. - Les commandes du fournisseur atterrissent comme carte Trello dans le tableau des achats.
- Les courriels comportant « Facture » dans l’objet deviennent une page dans la base de données Notion de la comptabilité.
Combiné avec Ajouter une étiquette et Déplacer vers la boîte, cela donne un sas d’entrée: le courriel est rangé, le travail part vers le système de tâches.
Bon à savoir
Section intitulée « Bon à savoir »- Aucun canal de retour: l’intégration crée des entrées, elle ne les synchronise pas. YouniqMail ne sait pas si la carte Trello est terminée, et n’a pas à le savoir.
- Seul le courriel en question est transmis, et seulement quand tu (ou ta règle) le déclenches. Aucun accès permanent à la boîte de courriel.
- Déconnecter: Déconnecter retire l’accès enregistré de YouniqMail. YouniqMail révoque aussi l’accès auprès du service. Si cela échoue, par exemple sans connexion Internet, un avis te demande de retirer YouniqMail dans les paramètres de ton compte chez le service.
- Fonction Pro: toutes les intégrations de tâches font partie de l’étendue Pro.