Carpetas, etiquetas, carpetas inteligentes y búsquedas guardadas
YouniqMail ofrece cuatro formas de mantener el orden. Se parecen entre sí, pero funcionan de manera muy distinta. Este artículo explica la diferencia para que no elijas la herramienta equivocada.
La respuesta corta
Sección titulada «La respuesta corta»| Qué es | Un correo puede | Otros programas | |
|---|---|---|---|
| Carpeta | Un lugar real en el servidor de correo | estar en una sola carpeta | la ven |
| Etiquetas | Rótulos puestos en el correo | llevar varias etiquetas | las ven |
| Carpeta inteligente | Un conjunto según condiciones, con contador en la barra lateral | aparecer en tantas como quieras | no la ven |
| Búsqueda guardada | Una búsqueda del campo de búsqueda para volver a usarla | aparecer en tantas como quieras | no la ven |
En la barra lateral encuentras las cuatro: arriba los buzones agrupados, debajo las carpetas inteligentes y las búsquedas guardadas, después las carpetas de cada cuenta y abajo del todo las etiquetas.
Carpetas
Sección titulada «Carpetas»Las carpetas son lo único de los cuatro que tu servidor de correo conoce de verdad. Un correo está en una sola carpeta. Si lo mueves, desaparece de la anterior.
Usa carpetas cuando un correo pertenezca de forma permanente a otro sitio y quieras que eso se vea también en el móvil y en otros programas.
Ejemplos típicos: bandeja de entrada, archivo, papelera, o una carpeta propia por proyecto.
Etiquetas
Sección titulada «Etiquetas»Las etiquetas son rótulos. Un correo puede llevar todas las que quieras y sigue donde está. Las asignas desde el menú contextual o con un atajo de teclado.
Usa etiquetas cuando un correo pertenezca a varios temas o quieras señalarlo sin moverlo.
Las etiquetas acaban como palabras clave en el servidor de correo, y en Gmail como etiquetas de verdad. Así que siguen siendo tuyas aunque algún día dejes de usar YouniqMail.
Carpetas inteligentes
Sección titulada «Carpetas inteligentes»Una carpeta inteligente no es un lugar, sino una pregunta guardada. Tú defines las condiciones y ella muestra todos los correos que las cumplen. Los correos siguen donde están y además aparecen en la carpeta inteligente.
Ejemplos:
- Todos los correos con adjunto de los últimos siete días
- Todo lo que viene de un dominio concreto, en todas las cuentas
- Todos los correos con marca roja y una etiqueta concreta
Las carpetas inteligentes están en la barra lateral y se actualizan solas. Ahí muestran también un contador con el número de correos. Cómo se crean lo explica Crear carpetas inteligentes.
Usa una carpeta inteligente cuando quieras tener siempre a la vista un conjunto de correos.
Búsquedas guardadas
Sección titulada «Búsquedas guardadas»Una búsqueda guardada conserva una búsqueda del campo de búsqueda: texto de búsqueda y comandos de búsqueda, también los que una carpeta inteligente no conoce, como el estado de lectura. La creas con el botón Guardar búsqueda del campo de búsqueda y después aparece en la barra lateral en Búsquedas guardadas. Un clic la vuelve a ejecutar.
No se actualiza en segundo plano. Solo muestra un contador si lo activas en Ajustes → Buzones → Listado de la barra lateral, y ese contador refleja el estado de la última vez que la abriste.
Usa una búsqueda guardada cuando repitas una consulta de vez en cuando pero no quieras tenerla siempre delante.
Qué conviene en cada caso
Sección titulada «Qué conviene en cada caso»Reunir facturas → carpeta. Es su sitio permanente y quieres verlas también en el móvil.
Señalar todo lo de un proyecto que toca varias áreas → etiqueta. Los correos se quedan en sus carpetas.
Ver a diario «¿qué queda pendiente?» → carpeta inteligente con contador en la barra lateral.
Repasar una vez por trimestre todos los correos de un cliente → búsqueda guardada.
Límites de la versión gratuita
Sección titulada «Límites de la versión gratuita»Sin licencia Pro puedes crear 5 carpetas inteligentes y 5 búsquedas guardadas. Las carpetas y las etiquetas no tienen límite.
Las entradas que ya has creado se pueden usar siempre, aunque estés por encima del límite. Lo único limitado es crear nuevas.