Collegare gli elenchi di attività
«Questo devo ancora farlo» è la condizione peggiore per un messaggio: troppo importante per archiviarlo, troppo ingombrante per la Posta in arrivo. Le integrazioni con le attività risolvono la cosa trasformando il messaggio in una voce dello strumento in cui le tue attività vivono comunque:
| Servizio | Dal messaggio nasce |
|---|---|
| Trello | una scheda, in cima alla lista scelta di una bacheca |
| Asana | un’attività nel progetto scelto |
| Notion | una pagina nel database scelto |
Collegare
Sezione intitolata “Collegare”Ogni servizio ha la sua pagina nelle impostazioni, nella sezione Integrazioni. Il collegamento segue ovunque lo stesso schema:
- Attivare il servizio, per esempio con Abilita Trello.
- Fare clic su Connetti con Trello (o Asana, Notion) e consentire l’accesso nel browser.
- Stabilire una destinazione predefinita: bacheca e lista, workspace e progetto oppure il database Notion.
Con Notion compaiono solo i database che in Notion hai condiviso con l’integrazione e che hanno una proprietà «Title». Altre opzioni a seconda del servizio: Includi il corpo dell’e-mail, Allega e-mail come PDF (Trello, Asana) e con Trello il Formato descrizione scheda.
A mano: l’azione sul messaggio
Sezione intitolata “A mano: l’azione sul messaggio”Nel menu Altre azioni di ogni messaggio trovi l’azione del servizio collegato, per esempio Invia a Trello. Una finestra di dialogo mostra la destinazione predefinita, l’oggetto come titolo e il contenuto come descrizione. Puoi cambiare entrambi prima dell’invio, e anche la destinazione; con Asana si aggiungono sezione e data di scadenza.
Dopodiché il messaggio può andare in archivio con la coscienza pulita: l’attività ora esiste nel posto giusto.
Automaticamente: tramite regola
Sezione intitolata “Automaticamente: tramite regola”Le stesse azioni sono disponibili nell’ automazione, con una destinazione propria per ogni regola o con quella predefinita nelle impostazioni dell’integrazione. Così da messaggi ricorrenti nascono attività ricorrenti, senza che tu li tocchi. Come titolo serve sempre l’oggetto del messaggio.
- Ogni messaggio a
support@diventa un’attività Asana nel progetto di supporto. - Gli ordini del fornitore finiscono come scheda Trello nella bacheca degli acquisti.
- I messaggi con «Fattura» nell’oggetto diventano una pagina nel database Notion della contabilità.
Combinata con Aggiungi etichetta e Sposta nella casella, nasce così una chiusa d’ingresso: il messaggio viene archiviato, il lavoro migra nel sistema delle attività.
Buono a sapersi
Sezione intitolata “Buono a sapersi”- Nessun canale di ritorno: l’integrazione crea le voci, non le riallinea. Se la scheda Trello sia stata completata, YouniqMail non lo sa, e non deve neanche saperlo.
- Viene trasferito solo quel singolo messaggio, e solo quando lo attivi tu (o la tua regola). Nessun accesso permanente alla casella.
- Scollegare: Disconnetti rimuove l’accesso da YouniqMail. YouniqMail revoca anche l’accesso presso il servizio. Se non ci riesce, per esempio senza connessione a internet, un avviso ti chiede di rimuovere YouniqMail nelle impostazioni dell’account del servizio.
- Funzione Pro: tutte le integrazioni con le attività fanno parte dell’insieme Pro.