Je eerste regel aanmaken
Een regel controleert binnenkomende e-mails en voert acties uit wanneer hij van toepassing is. Daarmee laat zich veel afhandelen nog voordat je Postvak in ook maar opent.
Een voorbeeld om mee te doen
Section titled “Een voorbeeld om mee te doen”Doel: alle nieuwsbrieven van één afzender krijgen een label en verhuizen naar een eigen map. Maak het label “Nieuwsbrief” vooraf aan, want in de regeleditor kies je alleen bestaande labels.
- Open Instellingen → Automatiseringen.
- Kies Nieuwe regel.
- Vul onder Regelnaam een naam in, bijvoorbeeld “Nieuwsbrieven sorteren”.
- Onder Voorwaarden staat al een eerste voorwaarde. Zet die om
naar veld Van, vergelijking bevat, waarde
nieuwsbrief@voorbeeld.example. - Onder Acties staat al Verplaatsen naar postvak. Kies als doel je map met nieuwsbrieven.
- Voeg met + actie toevoegen een tweede actie toe: Label toevoegen met het label “Nieuwsbrief”.
- Bevestig met Regel toevoegen.
Vanaf het volgende binnenkomende bericht van deze afzender treedt de regel in werking.
Wanneer regels lopen
Section titled “Wanneer regels lopen”Regels treden in werking bij het binnenkomen van nieuwe e-mails, en wel in elke map die YouniqMail synchroniseert, niet alleen in Postvak in. Moeten ze alleen daar werken, voeg dan de voorwaarde Postvak / map toe. Met E-mailaccount beperk je een regel tot afzonderlijke accounts.
Op al aanwezige berichten laten regels zich niet achteraf toepassen, een testrun bestaat niet. Een uitzondering is de eerste synchronisatie van een nieuw account: voor de recentste berichten, waarvan de inhoud daarbij meteen meekomt, lopen de regels ook.
Voor de rest van de voorraad gebruik je het zoeken: zoekresultaat openen, alles selecteren, de gewenste actie uitvoeren.
Meerdere voorwaarden
Section titled “Meerdere voorwaarden”Hoe meerdere voorwaarden samenwerken, legt het veld Modus vast:
- Aan alle voorwaarden wordt voldaan (standaard)
- Aan minstens één voorwaarde wordt voldaan
- Aan precies één voorwaarde wordt voldaan
- Aan geen enkele voorwaarde wordt voldaan
Een regel voor “facturen van twee verschillende afzenders” heeft dus maar twee voorwaarden op Van nodig en de modus Aan minstens één voorwaarde wordt voldaan.
Meerdere regels
Section titled “Meerdere regels”YouniqMail controleert eerst alle actieve regels tegen het binnenkomende bericht en voert daarna de acties van alle passende regels na elkaar uit, in de volgorde waarin de regels zijn aangemaakt. Verplaatsen twee regels hetzelfde bericht, dan wint de laatst aangemaakte.
De volgorde laat zich niet wijzigen. Wil je dat na een regel geen andere meer in werking treedt, schakel dan daarin Stoppen na deze regel in.
Elke regel heeft in de lijst een eigen schakelaar waarmee je haar tijdelijk uitschakelt, plus Dupliceren en Verwijderen.
Stille bezorging
Section titled “Stille bezorging”Verplaatst een regel een binnenkomend bericht meteen weg, bijvoorbeeld naar een map, het archief of de prullenbak, dan onderdrukt YouniqMail geluid en melding daarvoor. Anders zou je geïnformeerd worden over berichten die je in Postvak in nooit te zien krijgt. Dat gebeurt vanzelf, een instelling daarvoor bestaat niet.
Dat verklaart ook waarom een vermist bericht soms zonder enige aanwijzing verdwijnt, zie Mijn e-mails komen niet aan.
Eerst testen, dan scherp zetten
Section titled “Eerst testen, dan scherp zetten”Bij regels die verplaatsen of verwijderen loont een tussenstap: maak de regel eerst alleen met de actie Label toevoegen aan. Na een paar dagen zie je aan het label welke berichten getroffen zouden zijn. Klopt de selectie, dan vul je de eigenlijke actie aan. Die geldt dan voor alle berichten die vanaf dat moment binnenkomen.
Grenzen zonder Pro
Section titled “Grenzen zonder Pro”In het gratis pakket kun je 10 regels aanmaken. Enkele voorwaarden, de vergelijking komt overeen met regex en de acties voor integraties horen bij de geavanceerde automatisering en vereisen Pro. Zonder licentie dragen ze in de editor de toevoeging “(Pro)”.
Regels die Pro-onderdelen gebruiken, worden zonder licentie gepauzeerd in plaats van verwijderd en lopen na een activering ongewijzigd verder.
Een volledige lijst met alle mogelijkheden staat onder Alle voorwaarden en acties.