Takenlijsten verbinden
“Dat moet ik nog doen” is de slechtste toestand voor een bericht: te belangrijk om te archiveren, te log voor het postvak in. De taakintegraties lossen dat op door van het bericht een item te maken in het gereedschap waarin je taken toch al leven:
| Dienst | Van het bericht wordt |
|---|---|
| Trello | een kaart, bovenaan in de gekozen lijst van een board |
| Asana | een taak in het gekozen project |
| Notion | een pagina in de gekozen database |
Verbinden
Section titled “Verbinden”Elke dienst heeft zijn eigen pagina in de instellingen in het onderdeel Integraties. De verbinding volgt overal hetzelfde patroon:
- De dienst inschakelen, bijvoorbeeld met Trello inschakelen.
- Op Verbinden met Trello (of Asana, Notion) klikken en in de browser de toegang toestaan.
- Een standaarddoel vastleggen: board en lijst, workspace en project of de Notion-database.
Bij Notion verschijnen alleen databases die je in Notion voor de integratie hebt gedeeld en die een eigenschap “Title” hebben. Verdere opties per dienst: E-mailtekst opnemen, E-mail als PDF bijvoegen (Trello, Asana) en bij Trello het Kaartbeschrijvingsformaat.
Met de hand: de berichtactie
Section titled “Met de hand: de berichtactie”In het menu Meer acties van elk bericht vind je de actie van de verbonden dienst, bijvoorbeeld Verzenden naar Trello. Een dialoog toont het standaarddoel, het onderwerp als titel en de inhoud als beschrijving. Beide kun je voor het verzenden wijzigen, net als het doel; bij Asana komen sectie en vervaldatum erbij.
Daarna mag het bericht met een gerust hart het archief in: de taak bestaat nu op de juiste plek.
Automatisch: met een regel
Section titled “Automatisch: met een regel”Dezelfde acties staan klaar in de automatisering, met een eigen doel per regel of de standaard uit de integratie-instellingen. Daarmee worden terugkerende berichten terugkerende taken, zonder dat je ze aanraakt. Als titel dient daarbij altijd het onderwerp van het bericht.
- Elk bericht aan
support@wordt een Asana-taak in het supportproject. - Bestellingen van de leverancier belanden als Trello-kaart op het inkoopboard.
- Berichten met “Factuur” in het onderwerp worden een pagina in de Notion-database van de boekhouding.
Gecombineerd met Label toevoegen en Verplaatsen naar postvak ontstaat zo een ingangssluis: het bericht wordt opgeborgen, het werk verhuist naar het takensysteem.
Goed om te weten
Section titled “Goed om te weten”- Geen retourkanaal: de integratie maakt items aan, ze synchroniseert niet. Of de Trello-kaart is afgehandeld, weet YouniqMail niet, en dat hoeft ook niet.
- Overgedragen wordt alleen dat ene bericht, en alleen wanneer je (of je regel) het in gang zet. Geen permanente toegang tot het postvak.
- Verbinding verbreken: Verbinding verbreken verwijdert de aanmelding uit YouniqMail. YouniqMail trekt daarbij ook de toegang bij de dienst in. Lukt dat niet, bijvoorbeeld zonder internetverbinding, dan vraagt een melding je YouniqMail in de accountinstellingen van de dienst te verwijderen.
- Pro-functie: alle taakintegraties horen bij de Pro-omvang.