Aufgabenlisten verbinden
„Das muss ich noch erledigen“ ist der schlechteste Zustand für eine Mail: zu wichtig zum Archivieren, zu sperrig für den Posteingang. Die Aufgaben-Integrationen lösen das, indem aus der Mail ein Eintrag im Werkzeug wird, in dem deine Aufgaben ohnehin leben:
| Dienst | Aus der Mail wird |
|---|---|
| Trello | eine Karte, oben in der gewählten Liste eines Boards |
| Asana | eine Aufgabe im gewählten Projekt |
| Notion | eine Seite in der gewählten Datenbank |
Verbinden
Abschnitt betitelt „Verbinden“Jeder Dienst hat seine Seite in den Einstellungen im Bereich Integrationen. Die Verbindung folgt überall demselben Muster:
- Den Dienst einschalten, etwa mit Trello aktivieren.
- Auf Mit Trello verbinden (bzw. Asana, Notion) klicken und im Browser den Zugriff erlauben.
- Ein Standard-Ziel festlegen: Board und Liste, Workspace und Projekt oder die Notion-Datenbank.
Bei Notion erscheinen nur Datenbanken, die du in Notion für die Integration freigegeben hast und die eine „Title“-Eigenschaft haben. Weitere Optionen je Dienst: E-Mail-Text einschließen, E-Mail als PDF anhängen (Trello, Asana) und bei Trello das Format der Kartenbeschreibung.
Von Hand: die Mail-Aktion
Abschnitt betitelt „Von Hand: die Mail-Aktion“Im Menü Weitere Aktionen jeder Mail findest du die Aktion des verbundenen Dienstes, etwa An Trello senden. Ein Dialog zeigt das Standard-Ziel, den Betreff als Titel und den Inhalt als Beschreibung. Beides kannst du vor dem Senden ändern, ebenso das Ziel; bei Asana kommen Abschnitt und Fälligkeitsdatum dazu.
Danach darf die Mail guten Gewissens ins Archiv: Die Aufgabe existiert jetzt am richtigen Ort.
Automatisch: per Regel
Abschnitt betitelt „Automatisch: per Regel“Dieselben Aktionen stehen in der Automatisierung bereit, mit eigenem Ziel je Regel oder dem Standard aus den Integrationseinstellungen. Damit werden aus wiederkehrenden Mails wiederkehrende Aufgaben, ohne dass du sie anfasst. Als Titel dient dabei immer der Betreff der Mail.
- Jede Mail an
support@wird eine Asana-Aufgabe im Support-Projekt. - Bestellungen des Lieferanten landen als Trello-Karte im Einkaufs-Board.
- Mails mit „Rechnung“ im Betreff werden eine Seite in der Notion-Datenbank der Buchhaltung.
Kombiniert mit Tag hinzufügen und In Postfach verschieben entsteht so eine Eingangsschleuse: Die Mail wird abgelegt, die Arbeit wandert ins Aufgabensystem.
Gut zu wissen
Abschnitt betitelt „Gut zu wissen“- Kein Rückkanal: Die Integration legt Einträge an, sie gleicht nicht ab. Ob die Trello-Karte erledigt ist, weiß YouniqMail nicht, und muss es auch nicht.
- Übertragen wird nur die eine Mail, und nur wenn du (oder deine Regel) es auslöst. Kein Dauerzugriff auf das Postfach.
- Trennen: Trennen entfernt die Anmeldung aus YouniqMail. Dabei widerruft YouniqMail auch den Zugriff beim Dienst. Klappt das nicht, etwa ohne Internetverbindung, sagt dir ein Hinweis, YouniqMail in den Kontoeinstellungen des Dienstes zu entfernen.
- Pro-Funktion: Alle Aufgaben-Integrationen gehören zum Pro-Umfang.