Ordner, Tags, Smart Folders und gespeicherte Suchen
YouniqMail bietet vier Wege, Ordnung zu halten. Sie sehen sich ähnlich, funktionieren aber grundverschieden. Dieser Artikel erklärt den Unterschied, damit du nicht das falsche Werkzeug wählst.
Die kurze Antwort
Abschnitt betitelt „Die kurze Antwort“| Was es ist | Eine Mail kann | Andere Programme | |
|---|---|---|---|
| Ordner | Ein echter Ort auf dem Mailserver | in genau einem Ordner liegen | sehen ihn |
| Tags | Beschriftungen an der Mail | mehrere Tags tragen | sehen sie |
| Smart Folder | Eine Zusammenstellung nach Bedingungen, mit Zähler in der Seitenleiste | in beliebig vielen auftauchen | sehen ihn nicht |
| Gespeicherte Suche | Eine Suche aus dem Suchfeld zum Wiederaufrufen | in beliebig vielen auftauchen | sehen sie nicht |
In der Seitenleiste findest du alle vier: oben die gruppierten Postfächer, darunter Smart Folders und gespeicherte Suchen, dann die Ordner jedes Kontos und ganz unten die Tags.
Ordner sind der einzige der vier Punkte, den dein Mailserver wirklich kennt. Eine E-Mail liegt in genau einem Ordner. Verschiebst du sie, verschwindet sie aus dem alten.
Nimm Ordner, wenn eine Mail dauerhaft woanders hingehört und du willst, dass das auch auf dem Handy und in anderen Programmen so ist.
Typische Beispiele: Posteingang, Archiv, Papierkorb, oder ein eigener Ordner je Projekt.
Tags sind Beschriftungen. Eine Mail kann beliebig viele tragen, und sie bleibt dabei, wo sie ist. Du vergibst sie über das Kontextmenü oder ein Tastenkürzel.
Nimm Tags, wenn eine Mail zu mehreren Themen gehört oder du sie markieren willst, ohne sie zu verschieben.
Tags landen als Schlüsselwörter auf dem Mailserver, bei Gmail als echte Labels. Sie bleiben dir damit auch dann erhalten, wenn du YouniqMail irgendwann nicht mehr nutzt.
Smart Folders
Abschnitt betitelt „Smart Folders“Ein Smart Folder ist kein Ort, sondern eine gespeicherte Frage. Du legst Bedingungen fest, und er zeigt alle Mails, auf die sie zutreffen. Die Mails bleiben dabei, wo sie sind, und tauchen zusätzlich im Smart Folder auf.
Beispiele:
- Alle Mails mit Anhang aus den letzten sieben Tagen
- Alles von einer bestimmten Domain, kontoübergreifend
- Alle Mails mit roter Markierung und einem bestimmten Tag
Smart Folders stehen in der Seitenleiste und aktualisieren sich selbst. Sie zeigen dort auch einen Zähler mit der Anzahl der Mails. Wie du sie anlegst, steht unter Smart Folders anlegen.
Nimm einen Smart Folder, wenn du eine Zusammenstellung dauerhaft im Blick behalten willst.
Gespeicherte Suchen
Abschnitt betitelt „Gespeicherte Suchen“Eine gespeicherte Suche hebt eine Suche aus dem Suchfeld auf: Suchtext und Suchbefehle, auch solche, die ein Smart Folder nicht kennt, etwa den Lesezustand. Du legst sie mit dem Knopf Suche speichern im Suchfeld an, danach steht sie in der Seitenleiste unter Gespeicherte Suchen. Ein Klick führt sie erneut aus.
Sie aktualisiert sich nicht im Hintergrund. Einen Zähler zeigt sie nur, wenn du ihn unter Einstellungen → Postfächer → Seitenleiste einschaltest, und er gibt den Stand vom letzten Aufruf wieder.
Nimm eine gespeicherte Suche, wenn du eine Abfrage gelegentlich wiederholst, sie aber nicht ständig sehen willst.
Was wann sinnvoll ist
Abschnitt betitelt „Was wann sinnvoll ist“Rechnungen sammeln → Ordner. Sie gehören dauerhaft dorthin, und du willst sie auch auf dem Handy sehen.
Alles zu einem Projekt markieren, das mehrere Bereiche berührt → Tag. Die Mails bleiben in ihren Ordnern.
„Was ist noch offen?“ täglich sehen → Smart Folder mit Zähler in der Seitenleiste.
Einmal im Quartal alle Mails eines Kunden durchgehen → gespeicherte Suche.
Grenzen im kostenlosen Umfang
Abschnitt betitelt „Grenzen im kostenlosen Umfang“Ohne Pro-Lizenz kannst du 5 Smart Folders und 5 gespeicherte Suchen anlegen. Ordner und Tags sind unbegrenzt.
Bereits angelegte Einträge bleiben immer nutzbar, auch wenn du über der Grenze liegst. Begrenzt ist nur das Neuanlegen.