Smart Folders anlegen
Ein Smart Folder sieht aus wie ein Ordner und sitzt in der Seitenleiste. Statt Mails zu enthalten, zeigt er alle Mails, auf die seine Bedingungen zutreffen. „Mit Anhang aus den letzten 7 Tagen”, „alles von der Steuerberaterin”, „Tag Kunden mit roter Markierung”: Solche Zusammenstellungen hast du als Smart Folder dauerhaft im Blick.
Die Mails bleiben dabei, wo sie sind. Ein Smart Folder verschiebt nichts, dieselbe Mail kann in beliebig vielen Smart Foldern auftauchen und liegt trotzdem nur in ihrem einen echten Ordner.
Anlegen
Abschnitt betitelt „Anlegen“Das + neben der Überschrift Smart Folders in der Seitenleiste öffnet den Dialog Smart-Ordner erstellen:
- Beginne mit einer Vorlage wie Heute, Diese Woche, Mit Notizen oder Große Anhänge, oder von Grund auf.
- Gib einen Namen und auf Wunsch eine Farbe an.
- Stelle die Bedingungen zusammen (siehe unten). Der Dialog zeigt laufend, wie viele Mails gerade passen.
- Bestätige mit Ordner erstellen.
Danach erscheint der Smart Folder in der Seitenleiste. Über sein Kontextmenü kannst du ihn bearbeiten, duplizieren oder löschen, per Ziehen änderst du die Reihenfolge.
Bedingungen
Abschnitt betitelt „Bedingungen“Ein Smart Folder hat eigene Bedingungen, unabhängig von den Suchbefehlen:
| Bereich | Bedingungen |
|---|---|
| Personen | Von, Absendername, An, Cc, Beliebiger Empfänger |
| Inhalt | Betreff |
| Zeit | Empfangsdatum: vor oder nach einem Tag, oder innerhalb der letzten Minuten, Stunden, Tage oder Wochen |
| Anhänge | Hat Anhänge, Anhang-Dateiname, Anhang-MIME-Typ, Anhang-Dateierweiterung, Größe |
| Ordnung | Markierungsfarbe, Tags / Labels, Postfach / Ordner, Mail-Konto |
| Notizen | Hat Notiz, Notiztext |
Der Übereinstimmungsmodus legt fest, wie die Bedingungen zusammenwirken: ALLE müssen erfüllt sein (und), eine BELIEBIGE genügt (oder), oder KEINE darf zutreffen. Mit Auf Konto beschränken gilt der Smart Folder nur für ein Konto, sonst für alle.
Den Lesezustand kennt ein Smart Folder nicht. Für „alles Ungelesene
von …” nimm eine gespeicherte Suche
mit is:unread.
Ein paar bewährte Muster:
- Heute-Liste: Markierungsfarbe Rot, also alles, was du dir selbst auf den Tisch gelegt hast.
- Mit Notizen: Hat Notiz, damit nichts verloren geht, wozu du dir etwas aufgeschrieben hast.
- Platzfresser: Hat Anhänge und Größe über 5 MB.
- Chef-Filter: Von enthält die Domain der Firma, etwa
@firma.example.
Der Zähler
Abschnitt betitelt „Der Zähler“Neben jedem Smart Folder steht, wie viele Mails er enthält. Der Zähler aktualisiert sich von selbst, sobald neue Mails ankommen oder du Mails verschiebst, löschst oder markierst. Unter Einstellungen → Postfächer → Seitenleiste kannst du ihn ausblenden oder zusätzlich die Zahl der ungelesenen Mails anzeigen.
Smart Folder oder gespeicherte Suche?
Abschnitt betitelt „Smart Folder oder gespeicherte Suche?“Beide zeigen eine Zusammenstellung von Mails, die bleiben, wo sie sind. Sie unterscheiden sich darin, was sie können:
| Smart Folder | Gespeicherte Suche | |
|---|---|---|
| Anlegen | + neben Smart Folders | Knopf Suche speichern im Suchfeld |
| Kriterien | eigene Bedingungen, auch Tags, Markierungsfarben, Notizen, Größe | alles, was das Suchfeld kann, auch Suchtext, Lesezustand und in: |
| Verknüpfung | ALLE, BELIEBIGE oder KEINE | immer alle Kriterien zusammen |
| Zähler | aktualisiert sich selbst | nur auf Wunsch, Stand vom letzten Aufruf |
Faustregel: Was du ständig im Blick haben willst und sich über Tags, Markierungen oder Absender beschreiben lässt, wird Smart Folder. Eine Suche, die du ab und zu wiederholst, bleibt gespeicherte Suche.
Grenzen im kostenlosen Umfang
Abschnitt betitelt „Grenzen im kostenlosen Umfang“Ohne Pro sind fünf Smart Folders und fünf gespeicherte Suchen möglich. Bestehende funktionieren nach dem Auslaufen von Pro weiter, nur neue kommen erst wieder dazu, wenn Platz frei wird.