Görev listelerini bağlama
“Bunu daha yapmam gerek”, bir e-posta için en kötü durumdur: Arşivlenemeyecek kadar önemli, gelen kutusu için fazla hantal. Görev entegrasyonları bunu, e-postadan görevlerinin zaten yaşadığı aracın içinde bir kayıt oluşturarak çözer:
| Hizmet | E-postadan ne olur |
|---|---|
| Trello | bir panonun seçilen listesinin en üstünde bir kart |
| Asana | seçilen projede bir görev |
| Notion | seçilen veritabanında bir sayfa |
Bağlama
Bölüm başlığı “Bağlama”Her hizmetin ayarlarda Entegrasyonlar bölümünde kendi sayfası vardır. Bağlantı her yerde aynı düzeni izler:
- Hizmeti aç, örneğin Trello’yu etkinleştir ile.
- Trello ile bağlan (ya da Asana, Notion) düğmesine tıkla ve tarayıcıda erişime izin ver.
- Varsayılan bir hedef belirle: pano ve liste, çalışma alanı ve proje ya da Notion veritabanı.
Notion’da yalnızca Notion’da entegrasyonla paylaştığın ve bir “Title” özelliği olan veritabanları görünür. Hizmete göre diğer seçenekler: E-posta gövdesini dahil et, E-postayı PDF olarak ekle (Trello, Asana) ve Trello’da Kart açıklama biçimi.
Elle: e-posta eylemi
Bölüm başlığı “Elle: e-posta eylemi”Her e-postanın Diğer işlemler menüsünde bağlı hizmetin eylemini bulursun, örneğin Trello’ya gönder. Bir iletişim kutusu varsayılan hedefi, başlık olarak konuyu ve açıklama olarak içeriği gösterir. İkisini de göndermeden önce değiştirebilirsin, hedefi de; Asana’da bunlara bölüm ve son tarih eklenir.
Ardından e-posta gönül rahatlığıyla arşive gidebilir: Görev artık doğru yerdedir.
Otomatik: kural ile
Bölüm başlığı “Otomatik: kural ile”Aynı eylemler otomasyonda da hazırdır; her kuralda kendi hedefiyle ya da entegrasyon ayarlarındaki varsayılanla. Böylece yinelenen e-postalardan, sen dokunmadan yinelenen görevler oluşur. Başlık olarak her zaman e-postanın konusu kullanılır.
support@adresine gelen her e-posta, destek projesinde bir Asana görevi olur.- Tedarikçinin siparişleri satın alma panosunda Trello kartı olarak görünür.
- Konusunda “Fatura” geçen e-postalar, muhasebenin Notion veritabanında bir sayfa olur.
Etiket ekle ve Posta kutusuna taşı ile birleştirildiğinde böylece bir giriş kanalı oluşur: E-posta yerine kaldırılır, iş görev sistemine geçer.
Bilmekte fayda var
Bölüm başlığı “Bilmekte fayda var”- Geri kanal yok: Entegrasyon kayıt oluşturur, eşitleme yapmaz. Trello kartının tamamlanıp tamamlanmadığını YouniqMail bilmez, ki bilmesi de gerekmez.
- Yalnızca o tek e-posta aktarılır, ve yalnızca sen (veya kuralın) tetiklediğinde. Posta kutusuna sürekli erişim yoktur.
- Bağlantıyı kesme: Bağlantıyı kes, oturumu YouniqMail’den kaldırır. YouniqMail bu sırada hizmetteki erişimi de geri alır. Bu başarısız olursa, örneğin internet bağlantısı yokken, bir bildirim YouniqMail’i hizmetin hesap ayarlarından kaldırmanı ister.
- Pro özelliği: Tüm görev entegrasyonları Pro kapsamına aittir.