Connecter les listes de tâches
« Il faut encore que je m’en occupe » est le pire état pour un e-mail : trop important pour être archivé, trop encombrant pour la boîte de réception. Les intégrations de tâches règlent cela en transformant l’e-mail en une entrée dans l’outil où tes tâches vivent de toute façon :
| Service | L’e-mail devient |
|---|---|
| Trello | une carte, en haut de la liste choisie d’un tableau |
| Asana | une tâche dans le projet choisi |
| Notion | une page dans la base de données choisie |
Connecter
Section intitulée « Connecter »Chaque service a sa page dans les paramètres, dans la section Intégrations. La connexion suit partout le même schéma :
- Activer le service, par exemple avec Activer Trello.
- Cliquer sur Se connecter avec Trello (ou Asana, Notion) et autoriser l’accès dans le navigateur.
- Définir une destination par défaut : tableau et liste, espace de travail et projet, ou la base de données Notion.
Chez Notion n’apparaissent que les bases de données que tu as partagées avec l’intégration dans Notion et qui ont une propriété « Title ». Autres options selon le service : Inclure le corps de l’e-mail, Joindre l’e-mail en PDF (Trello, Asana) et, chez Trello, le Format de description de la carte.
À la main : l’action sur l’e-mail
Section intitulée « À la main : l’action sur l’e-mail »Dans le menu Plus d’actions de chaque e-mail, tu trouves l’action du service connecté, par exemple Envoyer vers Trello. Une boîte de dialogue montre la destination par défaut, l’objet comme titre et le contenu comme description. Tu peux modifier les deux avant l’envoi, ainsi que la destination ; chez Asana s’ajoutent la section et la date d’échéance.
Ensuite, l’e-mail peut partir aux archives l’esprit tranquille : la tâche existe désormais au bon endroit.
Automatiquement : par une règle
Section intitulée « Automatiquement : par une règle »Les mêmes actions sont disponibles dans l’automatisation, avec une destination propre à chaque règle ou celle par défaut des paramètres d’intégration. Des e-mails récurrents deviennent ainsi des tâches récurrentes, sans que tu y touches. Le titre est alors toujours l’objet de l’e-mail.
- Chaque e-mail adressé à
support@devient une tâche Asana dans le projet Support. - Les commandes du fournisseur atterrissent comme carte Trello dans le tableau des achats.
- Les e-mails dont l’objet contient « Facture » deviennent une page dans la base de données Notion de la comptabilité.
Combiné avec Ajouter une étiquette et Déplacer vers la boîte, cela forme un sas d’entrée : l’e-mail est rangé, le travail migre vers le système de tâches.
Bon à savoir
Section intitulée « Bon à savoir »- Pas de voie de retour : l’intégration crée des entrées, elle ne synchronise pas. YouniqMail ne sait pas si la carte Trello est terminée, et n’a pas à le savoir.
- Seul cet e-mail est transmis, et seulement si tu le déclenches (ou si ta règle le fait). Aucun accès permanent à la boîte de réception.
- Déconnecter : Déconnecter retire l’accès enregistré de YouniqMail. YouniqMail révoque aussi l’accès auprès du service. Si cela échoue, par exemple sans connexion Internet, un avis te demande de retirer YouniqMail dans les paramètres de ton compte chez le service.
- Fonction Pro : toutes les intégrations de tâches font partie de l’offre Pro.