Créer des dossiers intelligents
Un dossier intelligent ressemble à un dossier et siège dans la barre latérale, mais au lieu de contenir des e-mails, il affiche tous les e-mails auxquels ses conditions s’appliquent. « Avec pièce jointe des 7 derniers jours », « tout ce qui vient de la comptable », « étiquette Clients avec marqueur rouge » : ce genre de sélection, tu la gardes durablement sous les yeux grâce à un dossier intelligent.
Les e-mails restent là où ils sont. Un dossier intelligent ne déplace rien : le même e-mail peut apparaître dans autant de dossiers intelligents que tu veux et ne se trouve pourtant que dans son unique dossier réel.
Le + à côté du titre Dossiers intelligents dans la barre latérale ouvre la boîte de dialogue Créer un dossier intelligent :
- Pars d’un modèle comme Aujourd’hui, Cette semaine, Avec notes ou Pièces jointes volumineuses, ou de zéro.
- Indique un Nom et, si tu le souhaites, une Couleur.
- Assemble les Conditions (voir plus bas). La boîte de dialogue montre en continu combien d’e-mails correspondent.
- Confirme avec Créer le dossier.
Le dossier intelligent apparaît ensuite dans la barre latérale. Son menu contextuel te permet de le modifier, de le dupliquer ou de le supprimer, et tu changes l’ordre par glisser-déposer.
Conditions
Section intitulée « Conditions »Un dossier intelligent a ses propres conditions, indépendantes des commandes de recherche :
| Domaine | Conditions |
|---|---|
| Personnes | De, Nom de l’expéditeur, À, Cc, Tout destinataire |
| Contenu | Objet |
| Temps | Date de réception : avant ou après un jour donné, ou dans les dernières minutes, heures, jours ou semaines |
| Pièces jointes | Contient des pièces jointes, Nom du fichier joint, Type MIME de la pièce jointe, Extension du fichier joint, Taille |
| Organisation | Couleur du marqueur, Étiquettes, Boîte / dossier, Compte e-mail |
| Notes | Contient une note, Texte de la note |
Le Mode de correspondance détermine comment les conditions s’articulent : TOUTES doivent être remplies (et), N’IMPORTE QUELLE suffit (ou), ou AUCUNE ne doit s’appliquer. Avec Limiter au compte, le dossier intelligent ne vaut que pour un compte, sinon pour tous.
Un dossier intelligent ne connaît pas l’état de lecture. Pour « tout
ce qui n’est pas lu de … », prends une
recherche enregistrée
avec is:unread.
Quelques modèles qui ont fait leurs preuves :
- Liste du jour : couleur de marqueur rouge, donc tout ce que tu t’es toi-même posé sur le bureau.
- Avec notes : Contient une note, pour ne rien perdre de ce sur quoi tu as pris des notes.
- Gourmands en place : Contient des pièces jointes et Taille supérieure à 5 Mo.
- Filtre patronne : De contient le domaine de l’entreprise, par
exemple
@entreprise.example.
Le compteur
Section intitulée « Le compteur »À côté de chaque dossier intelligent figure le nombre d’e-mails qu’il contient. Le compteur se met à jour tout seul dès que de nouveaux e-mails arrivent ou que tu déplaces, supprimes ou marques des e-mails. Sous Paramètres → Boîtes de réception → Barre latérale, tu peux le masquer ou afficher en plus le nombre d’e-mails non lus.
Dossier intelligent ou recherche enregistrée ?
Section intitulée « Dossier intelligent ou recherche enregistrée ? »Les deux affichent une sélection d’e-mails qui restent là où ils sont. Ils se distinguent par ce qu’ils savent faire :
| Dossier intelligent | Recherche enregistrée | |
|---|---|---|
| Créer | + à côté de Dossiers intelligents | bouton Enregistrer la recherche dans le champ de recherche |
| Critères | conditions propres, y compris étiquettes, couleurs de marqueur, notes, taille | tout ce que sait faire le champ de recherche, y compris le texte cherché, l’état de lecture et in: |
| Combinaison | TOUTES, N’IMPORTE QUELLE ou AUCUNE | toujours tous les critères ensemble |
| Compteur | se met à jour tout seul | seulement si tu le veux, état du dernier affichage |
Règle empirique : ce que tu veux garder sans cesse sous les yeux et qui se décrit par des étiquettes, des marqueurs ou des expéditeurs devient un dossier intelligent. Une recherche que tu répètes de temps en temps reste une recherche enregistrée.
Limites de la version gratuite
Section intitulée « Limites de la version gratuite »Sans Pro, cinq dossiers intelligents et cinq recherches enregistrées sont possibles. Ceux qui existent continuent de fonctionner après l’expiration de Pro : seules les nouvelles créations reprennent quand une place se libère.