Dossiers, étiquettes, dossiers intelligents et recherches enregistrées
YouniqMail propose quatre façons de garder de l’ordre. Elles se ressemblent, mais fonctionnent de manière très différente. Cet article explique la différence, pour que tu ne choisisses pas le mauvais outil.
La réponse courte
Section intitulée « La réponse courte »| Ce que c’est | Un e-mail peut | Les autres programmes | |
|---|---|---|---|
| Dossier | Un vrai emplacement sur le serveur | se trouver dans un seul dossier | le voient |
| Étiquettes | Des libellés attachés à l’e-mail | porter plusieurs étiquettes | les voient |
| Dossier intelligent | Une sélection selon des conditions, avec compteur dans la barre latérale | apparaître dans autant qu’on veut | ne le voient pas |
| Recherche enregistrée | Une recherche du champ de recherche, à relancer | apparaître dans autant qu’on veut | ne la voient pas |
Dans la barre latérale, tu trouves les quatre : en haut les boîtes de réception groupées, en dessous les dossiers intelligents et les recherches enregistrées, puis les dossiers de chaque compte et tout en bas les étiquettes.
Dossiers
Section intitulée « Dossiers »Les dossiers sont le seul des quatre éléments que ton serveur connaît vraiment. Un e-mail se trouve dans un seul dossier. Si tu le déplaces, il disparaît de l’ancien.
Prends un dossier quand un e-mail doit durablement se trouver ailleurs et que tu veux que ce soit aussi le cas sur le téléphone et dans les autres programmes.
Exemples typiques : boîte de réception, archive, corbeille, ou un dossier par projet.
Étiquettes
Section intitulée « Étiquettes »Les étiquettes sont des libellés. Un e-mail peut en porter autant qu’on veut, et il reste là où il est. Tu les attribues par le menu contextuel ou par un raccourci clavier.
Prends une étiquette quand un e-mail relève de plusieurs sujets ou que tu veux le signaler sans le déplacer.
Les étiquettes arrivent sur le serveur sous forme de mots-clés, chez Gmail sous forme de vrais libellés. Elles te restent donc acquises même si tu cesses un jour d’utiliser YouniqMail.
Dossiers intelligents
Section intitulée « Dossiers intelligents »Un dossier intelligent n’est pas un emplacement, mais une question enregistrée. Tu définis des conditions, et il affiche tous les e-mails auxquels elles s’appliquent. Les e-mails restent là où ils sont et apparaissent en plus dans le dossier intelligent.
Exemples :
- Tous les e-mails avec pièce jointe des sept derniers jours
- Tout ce qui vient d’un domaine précis, tous comptes confondus
- Tous les e-mails avec marqueur rouge et une étiquette précise
Les dossiers intelligents se trouvent dans la barre latérale et se mettent à jour tout seuls. Ils y affichent aussi un compteur avec le nombre d’e-mails. Comment les créer est expliqué sous Créer des dossiers intelligents.
Prends un dossier intelligent quand tu veux garder durablement une sélection sous les yeux.
Recherches enregistrées
Section intitulée « Recherches enregistrées »Une recherche enregistrée conserve une recherche du champ de recherche : le texte cherché et les commandes de recherche, y compris celles qu’un dossier intelligent ne connaît pas, comme l’état de lecture. Tu la crées avec le bouton Enregistrer la recherche dans le champ de recherche ; elle apparaît ensuite dans la barre latérale sous Recherches enregistrées. Un clic la relance.
Elle ne se met pas à jour en arrière-plan. Elle n’affiche un compteur que si tu l’actives sous Paramètres → Boîtes de réception → Barre latérale, et celui-ci reflète l’état du dernier affichage.
Prends une recherche enregistrée quand tu répètes une requête de temps en temps, mais que tu ne veux pas l’avoir sans cesse sous les yeux.
Ce qui est utile et quand
Section intitulée « Ce qui est utile et quand »Rassembler les factures → dossier. Elles y appartiennent durablement, et tu veux aussi les voir sur le téléphone.
Signaler tout ce qui touche à un projet qui recoupe plusieurs domaines → étiquette. Les e-mails restent dans leurs dossiers.
Voir chaque jour « qu’est-ce qui reste ouvert ? » → dossier intelligent avec compteur dans la barre latérale.
Parcourir une fois par trimestre tous les e-mails d’un client → recherche enregistrée.
Limites de la version gratuite
Section intitulée « Limites de la version gratuite »Sans licence Pro, tu peux créer 5 dossiers intelligents et 5 recherches enregistrées. Les dossiers et les étiquettes sont illimités.
Les entrées déjà créées restent toujours utilisables, même si tu dépasses la limite. Seule la création de nouvelles entrées est limitée.