Propojení seznamů úkolů
“Tohle musím ještě vyřídit” je pro e-mail ten nejhorší stav: příliš důležitý na archivaci, příliš neskladný pro doručenou poštu. Integrace úkolů to řeší tím, že se z e-mailu stane záznam v nástroji, ve kterém tvoje úkoly stejně žijí:
| Služba | Z e-mailu vznikne |
|---|---|
| Trello | karta, nahoře ve zvoleném seznamu nástěnky |
| Asana | úkol ve zvoleném projektu |
| Notion | stránka ve zvolené databázi |
Připojení
Sekce “Připojení”Každá služba má svou stránku v nastavení v oblasti Integrace. Připojení všude sleduje stejný vzorec:
- Zapni službu, například volbou Povolit Trello.
- Klikni na Připojit k Trello (případně Asana, Notion) a povol přístup v prohlížeči.
- Urči výchozí cíl: nástěnku a seznam, pracovní prostor a projekt nebo databázi Notion.
U Notion se objeví jen databáze, které jsi v Notion pro integraci sdílel a které mají vlastnost “Title”. Další volby podle služby: Zahrnout tělo e-mailu, Připojit e-mail jako PDF (Trello, Asana) a u Trello Formát popisu karty.
Ručně: akce u e-mailu
Sekce “Ručně: akce u e-mailu”V nabídce Další akce každého e-mailu najdeš akci připojené služby, například Odeslat do Trello. Dialog ukáže výchozí cíl, předmět jako název a obsah jako popis. Obojí můžeš před odesláním změnit, stejně jako cíl; u Asana přibude oddíl a termín splnění.
Poté může e-mail s klidným svědomím do archivu: úkol teď existuje na správném místě.
Automaticky: pravidlem
Sekce “Automaticky: pravidlem”Tytéž akce jsou připraveny i v automatizaci, s vlastním cílem v každém pravidle nebo s výchozím cílem z nastavení integrace. Z opakujících se e-mailů tak vznikají opakující se úkoly, aniž bys na ně musel sáhnout. Jako název přitom slouží vždy předmět e-mailu.
- Z každého e-mailu na
support@se stane úkol Asana v projektu podpory. - Objednávky od dodavatele přistanou jako karta Trello na nákupní nástěnce.
- E-maily s “faktura” v předmětu se stanou stránkou v databázi Notion účetního oddělení.
V kombinaci s akcemi Přidat štítek a Přesunout do schránky tak vznikne vstupní brána: e-mail se odloží, práce putuje do systému úkolů.
Dobré vědět
Sekce “Dobré vědět”- Žádný zpětný kanál: integrace záznamy zakládá, nesynchronizuje je. Jestli je karta Trello hotová, YouniqMail neví, a ani vědět nemusí.
- Přenáší se pouze ten jeden e-mail, a jen když to ty (nebo tvoje pravidlo) spustíš. Žádný trvalý přístup ke schránce.
- Odpojení: Odpojit odstraní přihlášení z YouniqMail. YouniqMail přitom odvolá i přístup u služby. Pokud se to nepodaří, například bez připojení k internetu, hlášení tě požádá, abys YouniqMail odebral v nastavení účtu dané služby.
- Funkce Pro: všechny integrace úkolů patří do rozsahu Pro.