Criar pastas inteligentes
Uma pasta inteligente parece uma pasta e fica na barra lateral, mas em vez de conter e-mails, ela mostra todos os e-mails que se encaixam nas condições dela. “Com anexo dos últimos 7 dias”, “tudo da contadora”, “etiqueta Clientes com sinalizador vermelho”: conjuntos assim ficam sempre à sua vista como pasta inteligente.
Os e-mails, nesse meio-tempo, ficam onde estão. Uma pasta inteligente não move nada: o mesmo e-mail pode aparecer em quantas pastas inteligentes você quiser e ainda assim está apenas em sua única pasta real.
O + ao lado do título Pastas inteligentes na barra lateral abre o diálogo Criar pasta inteligente:
- Comece a partir de um modelo como Hoje, Esta semana, Com notas ou Anexos grandes, ou do zero.
- Informe um Nome e, se quiser, uma Cor.
- Monte as Condições (veja abaixo). O diálogo mostra o tempo todo quantos e-mails se encaixam naquele momento.
- Confirme com Criar pasta.
Depois disso, a pasta inteligente aparece na barra lateral. Pelo menu de contexto dela você pode editá-la, duplicá-la ou excluí-la, e arrastando você muda a ordem.
Condições
Seção intitulada “Condições”Uma pasta inteligente tem condições próprias, independentes dos comandos de pesquisa:
| Área | Condições |
|---|---|
| Pessoas | De, Nome do remetente, Para, Cc, Qualquer destinatário |
| Conteúdo | Assunto |
| Tempo | Data de recebimento: antes de ou depois de um dia, ou nos últimos minutos, horas, dias ou semanas |
| Anexos | Tem anexos, Nome do arquivo anexo, Tipo MIME do anexo, Extensão do arquivo anexo, Tamanho |
| Organização | Cor do sinalizador, Etiquetas / marcadores, Caixa de correio / pasta, Conta de e-mail |
| Notas | Tem nota, Texto da nota |
O Modo de correspondência define como as condições funcionam juntas: TODAS precisam ser atendidas (e), QUALQUER uma basta (ou), ou NENHUMA pode se aplicar. Com Limitar à conta, a pasta inteligente vale só para uma conta; caso contrário, para todas.
Uma pasta inteligente não conhece o estado de leitura. Para “tudo que
não foi lido de …”, use uma
pesquisa salva com
is:unread.
Alguns padrões que funcionam bem:
- Lista de hoje: Cor do sinalizador vermelho, ou seja, tudo que você mesmo colocou na sua mesa.
- Com notas: Tem nota, para que nada se perca daquilo sobre o que você anotou alguma coisa.
- Devoradores de espaço: Tem anexos e Tamanho acima de 5 MB.
- Filtro do chefe: De contém o domínio da empresa, por exemplo
@empresa.example.
O contador
Seção intitulada “O contador”Ao lado de cada pasta inteligente aparece quantos e-mails ela contém. O contador se atualiza sozinho assim que chegam novos e-mails ou você move, exclui ou marca e-mails. Em Configurações → Caixas de correio → Listagem da barra lateral você pode ocultá-lo ou mostrar também o número de e-mails não lidos.
Pasta inteligente ou pesquisa salva?
Seção intitulada “Pasta inteligente ou pesquisa salva?”As duas mostram um conjunto de e-mails que ficam onde estão. A diferença está no que cada uma consegue fazer:
| Pasta inteligente | Pesquisa salva | |
|---|---|---|
| Criar | + ao lado de Pastas inteligentes | botão Salvar pesquisa no campo de pesquisa |
| Critérios | condições próprias, também etiquetas, cores de sinalizador, notas, tamanho | tudo o que o campo de pesquisa consegue, também texto de pesquisa, estado de leitura e in: |
| Combinação | TODAS, QUALQUER ou NENHUMA | sempre todos os critérios juntos |
| Contador | se atualiza sozinho | só se você quiser, com o estado da última execução |
Regra geral: o que você quer ter sempre à vista e pode ser descrito por etiquetas, sinalizadores ou remetente vira pasta inteligente. Uma pesquisa que você repete de vez em quando permanece pesquisa salva.
Limites no plano gratuito
Seção intitulada “Limites no plano gratuito”Sem o Pro são possíveis cinco pastas inteligentes e cinco pesquisas salvas. As já criadas continuam funcionando após o fim do Pro; só as novas voltam a ser possíveis quando houver espaço livre.